Сервис по конструированию и сбору отчётных форм с подразделений компании

Типовой способ сбора данных с дочерних подразделений

Чем крупнее компания, тем больше в ней различных отделов и структурных подразделений, зачастую разрозненных территориально. Часто в компаниях отсутствует удобный и прозрачный механизм сбора необходимой отчётной информации с дочерних подразделений в головной офис. Для этих целей обычно используется множество excel-файлов, которые заполняются сотрудниками в дочерних подразделениях и отсылаются в головной офис по электронной почте. Далее эти файлы обрабатываются, для формирования сводных отчётов по основным показателям деятельности компании, которые часто служат для принятия управленческих решений.

При таком типовом способе работы возникает ряд проблем: файлы теряются в почте, возникает путаница с версиями файлов, сложно проводить контроль поступления данных, процесс формирования сводных отчётов неудобен и трудоёмок. В итоге информация до руководства доходит с ошибками, не в полном объеме и с запозданием.

На рисунке приведена схема типового способа сбора данных с дочерних подразделений:

Предлагаемое решение

Наша компания предлагает систему для автоматизации сбора информации с дочерних подразделений. Система работает через web-интерфейс, поэтому для её использования не требуется устанавливать никаких программ, достаточно иметь браузер. Сотрудники подразделений, вместо заполнения множества excel-файлов и отправки их по почте, просто открывают систему в браузере и заполняют необходимые формы. После внесения данных в отчетные формы, новая информация мгновенно попадает в централизованную базу данных, где происходит контроль поступающих данных и автоматически формируются сводные отчеты.

Алгоритм сбора данных

	Шаг 1. Создание шаблона формы Создание в простом интерфейсе набора полей которые необходимо будет заполнить дочерним подразделениям (например: прибыль, количество клиентов, показания счётчика электроэнергии за определённый период времени). Однажды созданный шаблон формы можно будет использовать неоднократно. В качестве шаблона формы можно также использовать документ word или excel.
	Шаг 2. Создание задачи При создании задачи указывается срок и список исполнителей. К задаче можно приложить шаблон формы, которую должен будет заполнить каждый исполнитель.
	Шаг 3. Контроль исполнения Система позволяет отслеживать процесс выполнения задачи: на сколько процентов собраны данные, на каком этапе выполнения задачи находится тот или иной исполнитель
	Шаг 4. Сводный отчёт После того как исполнители заполнили отчётную форму автоматически формируется сводный отчёт для руководства.

 Скачать презентацию системы.